Auf dem Weg ins Jahr 2022 muss das Gastgewerbe seine Vertriebs- und Marketingbemühungen weiterhin aktiv auf die durch die Pandemie verursachten Veränderungen ausrichten. Wie jeder weiß, wurde das Jahr 2020 massiv von der Pandemie beeinflusst, die alle Verkaufs- und Marketingbemühungen ab März abrupt zum Erliegen brachte.

Während man hoffte, dass die Welt im vierten Quartal 2020 zur Normalität zurückkehren würde, stellten die meisten fest, dass das Jahr 2021 ebenso dramatisch betroffen war. Es gab einige Lichtblicke für jene Häuser, die das Freizeitsegment in Zielmärkten anzogen. Aber die Mehrheit der Hotels, deren Einnahmen in erster Linie durch das Geschäft mit Geschäftsreisenden und Gruppenreisen beeinflusst wurden, litt weiter. Infolgedessen waren sie bei ihren Verkaufs- und Marketinganstrengungen konservativ, da die Zahl der Reisen und Veranstaltungen im Vergleich zu den Jahren vor dem Covid zurückging.

In diesem Jahr zeichnet sich ein Wandel ab, der auf die Lockerung der Vorschriften der Bundes- und Landesregierung zurückzuführen ist. Die Lockerung dieser Vorschriften wird von Hotel Nation und vielen der Hotels, die in der Vergangenheit vom Gruppengeschäft profitiert haben, sicherlich begrüßt. Die Prognosen sagen uns, dass diese Gruppensegmente und auch individuelle Geschäftsreisen weiterhin langsam wachsen werden. Die Gruppensegmente werden den Vorlaufzeiten pro Segment zum Opfer fallen. Kleinere Gruppen werden in diesem Jahr beginnen, Form anzunehmen und zu genießen, größere Veranstaltungen im Jahr 2023, und stadtweite Konsumerfolge in den Jahren 2024 und 2025.

Die Planer und die Teilnehmer sind begierig darauf, zur Normalität zurückzukehren. Aber sie wollen sich sicher fühlen (sowohl persönlich als auch finanziell), während sie sich nach vorne lehnen. Die Geschäftslage hat sich erholt, und die Hotels müssen nun ihre Verkaufs- und Marketingbemühungen wieder verstärken. Wie kann dies also erreicht werden?

In erster Linie wird die Bedeutung von Vertriebs- und Catering-Verkaufsleitern wieder als wichtiger Grundstein für die Steigerung der Einnahmen erkannt. Die zweijährige Zeitspanne, in der nicht proaktiv verkauft wurde, hat dazu geführt, dass die Teams unterstützt werden müssen, um die Vertriebsleiter wieder auf den richtigen Weg zu bringen, damit sie über großartige Vertriebsfähigkeiten verfügen und die Abschlussraten maximieren können.

1. Vorbereiten, qualifizieren und präsentieren - Die Grundlagen ändern sich nicht, auch wenn sich die Diskussionsthemen

Es gibt beträchtliche Unterschiede, wie Entscheidungsträger das Thema Covid sehen und worauf sie bei der Wahl eines Hotels achten. Der erste Schritt besteht also darin, einen Plan für das Verkaufs- und Verpflegungsteam zu erstellen, um taktvoll die Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Kunden in Bezug auf dieses wichtige Thema zu erfahren. Einige werden sehr streng sein, andere nicht so streng, und alles dazwischen. Einige werden Unternehmensstandards haben, die sie einhalten müssen, und es ist wichtig, dass sie sich sicher sein können, dass sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das dies gewährleisten kann. Die Bedürfnisse mancher Kunden variieren je nach Marktsegment, das sie vertreten, oder je nach Teilnehmerkreis.

Da die Pandemie eine sich ständig verändernde Situation ist, muss das Vertriebs- und Marketingteam immer bereit sein, sich auf die aktuelle Situation einzustellen und anzupassen. Daher ist ein enger Kontakt zwischen den einzelnen Hotels wichtig, um einen professionellen und effektiven Plan für die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Kunden zu entwickeln, auch wenn wir die gefürchteten Tage der tiefen Covid-Ära hinter uns lassen.

Beim Verkauf und bei der Vermarktung des Hotels muss sorgfältig darauf geachtet werden, wie das Hotel mit den neuen Erwartungen umgeht und wie dies in Gesprächen mit Kunden, bei Präsentationen, Angeboten und Marketingkampagnen vermittelt wird. Da die Erwartungen der Kunden bei Gruppen- und Geschäftsreisen unterschiedlich sind, ist eine wirksame mündliche Präsentation der Schlüssel, um den Kunden von der Wahl Ihres Hotels zu überzeugen. Dies sollte ein Teil der Qualifikationsfragen eines jeden Verkaufsleiters sein.

Die Marken haben alle hochwirksame Werbematerialien erstellt, um ihre Markenstandards in Bezug auf die Aufrechterhaltung einer sauberen und sicheren Umgebung zu vermitteln. Dies ist zwar ein hervorragender Anfang, und alles ist professionell geschrieben und gestaltet, aber es muss durch einen persönlichen Ansatz unterstützt werden, der für jedes Hotel einzigartig ist und speziell auf die Anliegen der Kunden eingeht. Die Kunden werden sich daran gewöhnen, die gleiche Dokumentation zu lesen, die von jedem Hotel der Marke vorgelegt wird. Sie werden sich ablenken, und Sie werden ihre Aufmerksamkeit nicht auf eine wichtige Tatsache lenken können. Entwickeln Sie also eine Strategie, wie jedes einzelne Hotel diese Standards einhalten kann. Gleichzeitig wird die Schaffung eines angenehmen und effektiven Gästeaufenthalts und von Veranstaltungen bei der Vermarktung und dem Verkauf des Hotels helfen. Seien Sie proaktiv und scheuen Sie sich nicht vor diesem Gespräch, bis Covid nicht mehr Teil unseres Gesprächs ist. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen.

2. Hybride Meetings - nicht kamerascheu sein

Ein neuer Aspekt des Marketings für Tagungen und Veranstaltungen ist die Fähigkeit, den Markt für hybride Tagungen wirklich effektiv zu verkaufen und zu bedienen. Die meisten Hotels, die hybride Meetings anbieten, verfügen über eine audiovisuelle Abteilung oder einen Dienst, der die Technik bereitstellt. Einige Kunden möchten jedoch nicht zwei getrennte Verkaufsinteraktionen haben, wenn sie eine Veranstaltung buchen. Einen mit dem Hotelverkäufer für die Zimmer und den Veranstaltungsraum und einen weiteren mit der audiovisuellen Abteilung. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um eine kleine bis mittelgroße Veranstaltung handelt.

Es ist auch wichtig, dass jeder Verkäufer genau weiß, wie sein Hotel die Anforderungen eines Hybrid-Meetings erfüllen kann und wie die Kosten aussehen werden. Die mündliche Präsentation in Angeboten und bei Ausschreibungen muss effektiv und leicht verständlich sein und den Kunden davon überzeugen, dass sein Meeting einfach zu planen und erfolgreich durchzuführen ist. Dies professionell und sachkundig zu verkaufen, kann dazu beitragen, ein Hotel von der Konkurrenz abzuheben. Dies trägt dazu bei, die Abschlussraten und damit die Einnahmen zu erhöhen.

3. Inbound Leads sind jedermanns Freund...

Da viele Anfragen für Tagungen und Veranstaltungen auf elektronischem Wege eingereicht werden, sind die Hotels oft nur einer von vielen Mitbewerbern im Wettbewerb um Gruppengeschäfte. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine Präsentation zu erstellen, die sich wirklich von der Konkurrenz abhebt, und ein verlockendes Angebot erstellen, das die Sicherheit von Covid einschließt, werden Sie andere ausstechen und Ihre Abschlussraten erhöhen. Die Strategien sollten sich nicht nur auf die schriftlichen Angaben in Cvent und in den Angeboten beschränken, sondern auch darauf, was das Hotel sonst noch unternimmt, um sich von den anderen abzuheben und das Wohlbefinden der Gäste zu gewährleisten.

Ein einfacher Anruf, nachdem Sie auf eine Ausschreibung geantwortet haben, um dem Kunden mitzuteilen, dass Sie sich über die Gelegenheit freuen und bestätigen, dass Sie Ihr Angebot eingereicht haben und hoffen, berücksichtigt zu werden, dauert nur ein paar Minuten, hilft aber, sich abzuheben. Auf das elektronische Sammelsurium können sich Hunderte von Hotels bewerben. Der anschließende Anruf macht die Sache persönlich, vor allem, wenn dieser Anruf von einem leitenden Mitarbeiter des Hotels getätigt wird. Die Kunden möchten das Gefühl haben, dass ihr Geschäft geschätzt wird, und das kann in diesem Bereich helfen. Eine unaufrichtige, schablonenhafte Nachfass-E-Mail reicht da einfach nicht aus. Bauen Sie eine Beziehung auf, machen Sie sich einen Freund.

Der Hotelvertrieb hat sich in den letzten 3 Jahren ebenfalls weiterentwickelt, und das wäre eine gute Beschreibung. Wenn wir uns kurz zurückerinnern: Vor Covid gab es in vielen Hotels eine spezielle Segmentierung des Verkaufspersonals, die in der Regel einem spezialisierten Verkaufs- oder Catering-Manager zugewiesen war. Dieses Bereitstellungsmodell ist im Mai 2020 gegen die Wand gefahren. In vielen Fällen verschwanden die Hochzeitsplaner, die Association Sales Manager, die Corporate Sales Manager und in vielen Fällen der Director of Sales oder Director of Catering. Es war in der Tat eine dunkle Zeit, die nicht einmal die Überlebenden genossen haben. Die Jobkombination nach Segmenten ist die neue Normalität. So geschmacklos der Begriff auch ist, der Durchzug, den die Covid-Ära heute auslöst, wird in absehbarer Zeit anhalten. Eingehende Anfragen für alle Segmente werden jetzt von allen Vertriebsleitern bearbeitet, von denen viele auch die Kunst des Ausfüllens eines BEO erlernt haben, da die Catering-Kollegen nicht mehr verfügbar sind.

Dies ist eine gute Sache für Verkaufsleiter, die Flexibilität gezeigt haben und sicher ist, dass diese Flexibilität von allen Hotelorganisationen geschätzt wurde. Aus Sicht des Kunden ist es wahrscheinlich auch gut, da das Screening von Anrufen durch andere Personen minimiert werden sollte, was eine schnellere Bearbeitung der Anfrage durch clevere Verkaufsmanager ermöglicht.

Heute und morgen ist es so gut wie sicher, dass sich dieser Einsatz in absehbarer Zeit nicht ändern wird. So unangenehm es damals auch war, diejenigen, die ihre Verkaufskompetenzen erweitert haben, werden auch in Zukunft Erfolg haben. Marktsegmente wie Association und City-Wide Convention beginnen erst jetzt mit organisatorischen Gesprächen. Sicherlich wird ihr Kontakt zu uns und wir zu ihnen erfrischend sein, auch wenn die Räume vielleicht erst in einigen Monaten genutzt werden.

4. Persönliche Beziehungen sind besser als elektronische Beziehungen

Oft sind die Hotels auch noch unterbesetzt. Die Teams haben in den letzten zwei Jahren erstaunlich hart gearbeitet und sind vielleicht müde. Aber die Reaktionszeit muss immer Priorität haben, wenn es darum geht, einen potenziellen Kunden davon zu überzeugen, dass Ihr Hotel ein echtes Interesse an seinen Bedürfnissen hat, dass der Covid sicher ist und dass es in der Lage ist, einen hervorragenden Service zu bieten. Wenn der erste persönliche Eindruck extrem langsam ist oder als beiläufig interessiert oder unaufrichtig rüberkommt, insbesondere bei elektronischen Nachrichten. Dies vermittelt einen ersten Eindruck davon, wie das Serviceniveau sein könnte, wenn die Gruppe ankommt. Dies wirkt sich auf den persönlichen Erfolg des Vertriebsleiters beim Abschluss dieses Geschäfts und beim Aufbau dieser Beziehung aus. Sprechen Sie den Kunden so schnell wie möglich an und tun Sie dies mit Aufrichtigkeit.

Dies wird der Wettbewerbsvorteil gegenüber den Hotels in der Konkurrenz sein, die immer noch unter Personalmangel oder ungeschultem Verkaufspersonal leiden. Beantworten Sie jede Anfrage in weniger als 4 Stunden, wenn nicht sogar sofort. Dieser eine Punkt kann ein Hotel völlig von seiner Konkurrenz abheben und dazu beitragen, den Verkauf zu gewinnen. Vermeiden Sie jetzt mehr denn je alle besonders wichtigen internen Meetings und Konferenzen, es sei denn, sie finden außerhalb der Hauptverkaufszeit statt.

Auch wenn die Zukunft besser aussieht, ist es immer noch eine sehr schwierige Zeit für jedes Teammitglied im Hotel und wird es auch weiterhin sein. Die Erwartungen der Eigentümer haben sich jedoch nicht geändert, und wir müssen erfolgreich verkaufen. Und der größte Teil dieses Artikels ist ausschließlich dem Erfolg von Inbound-Leads gewidmet. Stellen Sie sich vor, ein Hotel könnte durch gesundes Prospecting noch erfolgreicher sein. Diejenigen, die diese Phase durchlebt haben, werden von der Erweiterung ihrer Fähigkeiten profitieren und einen großen Karrierevorteil gegenüber denjenigen haben, die Covid an der Seitenlinie ausgesessen haben, oder denjenigen, die in den nächsten 2 Jahren in unsere Branche einsteigen werden.

Durch harte Arbeit wird das Verkaufsteam des Hotels in die Lage versetzt, sich beruflich weiterzuentwickeln und erfolgreich zu sein, da es sich für den Erfolg der Immobilie, Ihres Unternehmens und für sich selbst einsetzt. Die Erfolge von heute bereiten alle auf die Chancen von morgen vor. Lächeln Sie oft und führen Sie positiv.